EXCELデータ作成　よもや話 その2

今回も引き続きデータに関するお話をさせていただきます。

皆様、データ内の重要な情報はどのように管理されていますか？
Excelにはさまざまな機能があり、用途に合った表現をされていることと思います。
フォントを調節し太字や赤字にする、別項目を設ける、吹き出し等図形を用いる等々
Excelの機能が増えるにつれ、表現方法も様々です。
しかし、それらのデータを二次利用する場合注意が必要です。
先の例に倣い、Excelデータをcsvで扱う場合をご紹介したいと思います。

先に挙げたフォントの調節、図形などの機能はCSVデータでは一切反映されません。
故に、注意事項等の情報は二次利用者に伝わらないことがあるのです。
フォントの調節程度であればテキストデータそのものはCSVに含まれますので、あまり問題ありません。

注意が必要なのは、CSV化の適用範囲外であるセルの外で表現された情報です。

図形関連は検索が可能です。
Excelデータ、表示シート内でのオブジェクトの検索という方法があります。
ホームタブ　→　「検索と選択」　→　「オブジェクトの検索と表示」を選択
この操作でExcelでは右側に作業ウィンドウが表示され、シート内の図形が一覧できます。

また、セルに設定されたコメントも、この方法で一覧できます。
ですがコメントは、設定されたセルを選択しなければ表示されないことが度々あります。
実はこのコメントが一番厄介です。

薄々お気づきかもしれませんが、この「コメント」機能、セルに付与し、セル内部に依存しているようでCSVには反映されないのです。
もう一度お伝えします。

「コメント」機能は！　CSV作成時に！　テキストに反映されません！！

また私の経験上、さらりと重要な情報がコメントに記載されている場合が多々あります。
宛名印字でいうと、外字の指摘や、発送数の注釈などがありました。
特に外字の指摘には、宛名に使われる異体字についての注釈もあるため無視できません。

なのでExcelで宛名データをお預かりした場合、次の操作を必ず実施しています。

「Ctrlキー」+「Shiftキー」+「Oキー」※英字のオー

またショートカットキーの紹介か？ ―――
――― ええ、またショートカットキーの紹介です。

たかがショートカットキー、しかし重要なショートカットキーなのです。
こちらを実行するとコメントを付与されてセルすべてを一度に選択状態にします。
また、その一つ一つは「Tabキー」でジャンプ可能なのです。
とても便利で、その感動は以前お伝えした画像の切り取りと匹敵します。
一度に選択し、セルを選択しないと確認できないコメントを順次表示可能な手順なのです。
膨大かつ煩雑なデータをお預かりした場合、まず実行されることをお勧めします。

以上です。
この記事が、皆様のよりよい仕事の一助になりますように。

※なお、このショートカットキーを発見時、私は職場の皆様にこの感動をお伝えしたところ、あまり共感していただけませんでした。なぜでしょう？